Task, task şi alt task. Realizezi numaidecât că ai uitat de câteva pe care le-ai notat zilele trecute şi presiunea începe să se simtă din ce în ce mai puternic. Fiecare sarcină îţi pare importantă, le începi pe majoritatea şi copleşit, îţi dai seama că eşti departe de a termina vreunul. Fiecare dintre noi a trecut sau trece prin asta. Dacă încă nu ai găsit cea mai eficientă soluţie de organizare, articolul acesta este ce aveai nevoie. Hai să ne organizăm eficient împreună şi să învăţăm cum să prioritizăm sarcinile. Bye, bye stress!
Alege varianta care te atrage cel mai mult
Fie că preferi agenda clasică, fie că eşti mai de grabă un împătimit al tehnologiei, există foarte multe varianta care pot sta la baza listelor de taskuri.
Aplicaţii, calendare, caiete, planificatoare, online sau offline iar lista poate continua. Alege o metodă de creare a listelor care funcționează cu viaţa şi stilul tău, indiferent dacă este vorba despre un smartphone, un computer sau o foaie de hârtie. Scopul, de fapt, este să găseşti cea mai atractivă metodă pentru tine, care să te determine să deschizi şi să completezi cu plăcere lista de sarcini.
Fii la curent cu ziua ta
Primul şi cel mai important task al fiecărei zile este chiar “Lista de taskuri”. Este recomandat ca în fiecare dimineaţă să îţi enumeri tot ce trebuie să rezolvi în ziua respectivă. Desigur, sunt mari şanse ca lista ta să se schimbe fundamental pe parcurs, însă scopul e ca în fiecare dimineaţă să porneşti ziua organizat şi cu un plan bine structurat.
Prioritizează-ți sarcinile
Prioritizarea taskurilor este esenţială atunci când îţi pregăteşti lista de taskuri. Un model eficient de organizare a sarcinilor este Matricea Eisenhower. Acesta se bazează pe organizarea după doua criterii fundamentale – importanţa şi urgenţa taskurilor.
Urgent şi important pot părea criterii similare, dar atunci când le analizăm în funcţie de principiul Eisenhower, diferenţa dintre cele două este crucială.
Sarcinile urgente necesită atenţia ta imediată. Când ceva este urgent, trebuie făcut acum şi există consecinţe clare dacă nu finalizezi aceste sarcini într-un anumit interval de timp. Acestea sunt sarcini pe care nu le poţi evita şi, cu cât le amâni mai mult, cu atât vei experimenta mai mult stres, ceea ce poate duce la epuizare.
Sarcinile importante pot să nu necesite atenţie imediată, dar aceste sarcini te ajută să îţi atingi obiectivele pe termen lung. Doar pentru că aceste sarcini sunt mai puţin urgente, nu înseamnă că nu contează. Va trebui să îţi planifici atent aceste sarcini, astfel încât să îţi poţi folosi resursele în mod eficient.
Odată ce ştii să distingi sarcinile urgente şi cele importante, poţi începe să le separi în cele patru cadrane ale matricei Eisenhower.
Cadranul 1: Rezolvă
Cadranul unu este cadranul „rezolvă” și aici vei plasa toate sarcinile care sunt atât urgente, cât şi importante. Când vezi o sarcină pe lista ta care trebuie făcută acum, care are consecinţe clare şi care îţi afectează obiectivele pe termen lung, plaseaz-o în acest cadran.
De obicei, aceste taskuri sunt exact cele care te stresează cel mai tare.
Cadranul 2: Programează
Aici vei plasa toate sarcinile care nu sunt urgente, dar sunt importante. Pentru că aceste sarcini îţi afectează obiectivele pe termen lung, dar nu trebuie să fie făcute imediat, poţi programa şi aloca în viitor timpul necesar pentru rezolvarea acestora.
Este esenţial să abordezi aceste sarcini imediat după ce vei elimina sarcinile din cadranul unu. Poţi folosi diverse modele de gestionare a timpului pentru a îţi îndeplini mai eficient sarcinile din acest cadran. Unele strategii utile pot include principiul Pareto sau metoda Pomodoro.
Cadranul 3: Delegat
Aici vei plasa toate sarcinile care sunt urgente, dar nu importante. Aceste sarcini trebuie finalizate acum, dar nu afectează obiectivele pe termen lung.
Pentru că nu există un ataşament personal faţă de aceste sarcini şi probabil că nu necesită un set de abilităţi specifice pentru a fi finalizate, poţi delega aceste sarcini altor membri ai echipei tale. Delegarea sarcinilor este una dintre cele mai eficiente moduri de a îţi gestiona volumul de muncă şi de a oferi echipei tale oportunitatea de a-şi extinde setul de abilităţi.
Cadranul 4: Şterge
Odată ce ai parcurs lista de sarcini şi ai adăugat sarcini în primele trei cadrane, vei observa că au rămas câteva sarcini. Sarcinile rămase sunt sarcini care nu erau nici urgente, nici importante.
Aceste distrageri neimportante, neurgente, te împiedică să îţi îndeplineşti obiectivele. Plasează aceste taskuri rămase pe lista de activități în al patrulea cadran – “Şterge”.
Este important să fii organizat, însă şi mai important este să ştii şi cum să ajungi în acest punct. Încearcă şi tu aceste modalităţi de organizare a taskurilor şi spune-ne şi nouă dacă ai simţit vreo diferenţă.
